externalisation de secrétariat

Pour garantir sa pérennité, une entreprise doit s’acquitter en plus de ses activités principales de tâches à faible valeur ajoutée comme le secrétariat. Elle peut néanmoins procéder à l’externalisation de ces types de services. Mais dans quel but déléguer le travail de secrétariat et comment procéder ?

Pourquoi externaliser le secrétariat ?

L’externalisation du secrétariat consiste à confier à un prestataire les différentes tâches inhérentes à ce service. Cette alternative permet aux collaborateurs d’une entreprise de se focaliser entièrement sur leurs principales missions en toute sérénité. Un(e) télé-secrétaire est avant tout une personne qualifiée pour la gestion des appels, du courrier, de l’agenda, le traitement et le suivi des facteurs et devis, la gestion des ressources humaines et de la base des données, etc. Suivant les secteurs d’activité, elle peut bénéficier d’une formation spécifique notamment si elle exerce le métier de secretariat medical madagascar. Ce professionnel dispose également de tous les outils nécessaires pour la réalisation des tâches qui lui sont confiées.

L’externalisation du secrétariat est aussi une alternative moins coûteuse que le recrutement en interne. L’entreprise ne s’acquitte pas de salaire et de charges sociales. Elle n’investit pas du matériel. L’entreprise ne paie que le travail effectué et maîtrise parfaitement son budget. Les services d’un(e) télé-secrétaire sont à la portée aussi bien d’une PME que d’une structure plus grande. Les prestataires sont en mesure de moduler leurs offres suivant les besoins de l’entreprise client.

Quelles étapes pour réussir l’externalisation du secrétariat ?

Si le télésecrétariat présente des avantages certains, pour en bénéficier, il est important de procéder par étapes :

Identifier ses besoins

Avant de contacter un quelconque prestataire spécialisé dans le télésecrétariat, il faut en premier lieu déterminer quelles sont les tâches à déléguer. Toutes ces activités doivent être reportées dans un cahier de charge ou une fiche de mission. Ce document permettra au prestataire de moduler ses offres suivant vos exigences. Elle vous sera également utile pour comparer les services des différents sous-traitants.

Sélectionner le prestataire

Si vous souhaitez vous assurer de la qualité du prestataire, veuillez choisir un personnel expérimenté. Par exemple, lors de la sous-traitance du service client à un centre de contact, il est préférable de se tourner vers un prestataire de services expérimenté qui saura gérer divers problèmes. De plus, les prestataires de services expérimentés savent comment résoudre les problèmes techniques et logistiques sans compromettre les performances.

C’est une tâche assez délicate au vu du nombre de sociétés et de travailleurs indépendants proposant l’externalisation du secrétariat. S’il est possible de réduire considérablement le nombre des candidats en s’appuyant sur le cahier des charges, d’autres critères permettent d’affiner les recherches comme la réputation du prestataire. Il faut scruter les avis des professionnels sur internet qui ont fait appel à telle ou telle entreprise de sous-traitance pour avoir une idée de la qualité de leur travail. Il est aussi important de s’assurer de la solidité financière du prestataire. L’outsourcer idéal doit également être en mesure de s’adapter à vos demandes et donc d’afficher une certaine souplesse pour satisfaire pleinement ses clients.

Établir le contrat

Il est d’une importance capitale de préciser dans un contrat la nature de toutes les tâches confiées au prestataire. Ce document doit également indiquer clairement le coût du service. Toutes les prestations doivent être quantifiables pour permettre pour éviter toute ambiguïté. Le contrat doit également mentionner la durée de la collaboration et les possibilités d’évolution et leurs conditions.

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